El otro día vi una entrevista que le hicieron a Salvador Di Stefano donde mencionaba algo muy interesante: las empresas tienen que mejorar sus procesos internos. Su ejemplo era en su consultora, donde advirtieron que la morosidad era del 30% debido a que las facturas se mandaban por mail y la gente lo veía tarde o ni lo veía. Para revertir el problema, implementaron el envío de facturas vía WhatsApp y la morosidad bajó a tan solo el 3%. Este ejemplo me encanta, porque está el tridente que toda empresa (especialmente en Argentina) tendría que estar discutiendo puertas para dentro en estos días: inversión, productividad y tecnología. La optimización de procesos es lo que permite diferenciarse de la competencia o permitir la capitalización efectiva de una industria, y para eso es necesario un aliado tecnológico. Ahí entramos nosotros con Odoo.
¿Cómo hacer "P por Q"?
Hace cerca de un año que venimos escuchando a un buen grupo de economistas hablar de hacer "P por Q". Para los más despistados, se refiere simplemente a cambiar la forma de hacer ganancias, en lugar de vender poco a precios altos, se trata de vender mucho con poco margen, donde la diferencia sea la cantidad y no el precio justamente. Esto tiene que ver con competitividad y con que el consumidor será el que decida a quien comprarle. Debates a parte, para competir con cantidad la productividad es clave: mi negocio tiene que producir la mayor cantidad, al menor costo.
Me toca consultarle a muchas empresas, muchos fabricantes, que no tienen un buen conteo de su merma, que no llevan en claro lo que le compran a sus proveedores, que no saben a que precio vender. Y se que para hacer "P por Q" es necesario comprar máquinas que mejoren la productividad interna, o capacitar al personal; pero tener un ERP como Odoo es fundamental. Volviendo al caso de Salvador Di Stefano, el envío de factura desde WhatsApp es algo que se puede hacer con Odoo, y es un ejemplo minúsculo de todo lo que tiene el software. A continuación dejaré algunos ejemplos de los procesos que puede mejorar Odoo, en general y bajo mi punto de vista.
RRHH: Planificación versus Tiempo efectivo
¿Cuánto vale tener un sistema de gestión que permita gestionar el capital humano de una empresa? Es que ya sea fabricante, retail o servicios, toda empresa se sostiene en su capital humano. En el pasado se contrataban estudios de RRHH para llevar todo ese sector de la empresa, estudios que creo que deben seguir existiendo pero con otro enfoque.
Hoy se suele controlar la asistencia de cada empleado con un reloj con huella digital, o algún sistema de captura biométrica. Sin embargo, es información que aislada solo sirve para eso, un control. Con Odoo esa información queda en un listado de check-in y check-out para luego cruzar los datos con otra información del sistema, como puede ser las planificaciones diarias. Esto no tiene nada que ver con controlar las horas que trabaja una persona, eso es un plus que poco aporta, sirve para saber el rendimiento individual de cada uno, ayuda a entender si los horarios están bien repartidos (hay empresas que trabajan prácticamente todo el día), ayuda a entender la demanda para saber si hace falta contratar más gente, mejorar el conocimiento o aplicar capacitaciones. Todo eso es valor agregado al proceso de una empresa, que sin un ERP se pierde.
¿Y si la Merma no es Merma?
Esto es un caso real que le pasó a un cliente nuestro: el tener recortes de materiales (acero inoxidable, madera, metales diversos) de otros proyectos en un estado de "merma", sin saber que esos recortes podían usarse como insumos para los nuevos proyectos.
Volvemos a lo mismo, yo puedo tener en un depósito (ocupando espacio y gastando dinero) un montón de sobrantes de insumos que se usaron para otros proyectos, esperando ser usados para los nuevos (hablo de un caso de industria de fabricación). Sin un sistema de gestión esos sobrantes son solo merma, ya que no se tiene un registro de qué son, cuánto miden, qué superficie aprovechable tienen o cuánto pesan. Por lo tanto solo se seguirán acumulando, nadie va a darse la tarea de revisar eso al comenzar un proceso nuevo de fabricación, simplemente comprarán insumos nuevos; cuando es probable que en la merma tengan un acumulado mucho dinero sin saberlo. Para eso existen los ERP como Odoo que son fuertes en eso, ya que la merma en Odoo es parte del proceso de fabricación y siempre se puede consultar para ver que es lo que hay. Con una mínima mejora, como el uso de un código de identificación, puede localizarse el sobrante para ser usado como insumo en un futuro.
Y no termina acá, es muy conocido el caso del azúcar, donde la merma de la producción de azúcar se emplea hace mucho tiempo para fabricar papel de caña y alcohol de uso alimenticio. Eso es algo que se descubrió en la industria, ¿cuántos procesos de fabricación producen hoy subproductos que quizás sean insumos para fabricar otra cosa? Una vez más, se necesita si o si un sistema de gestión como Odoo, que deje registrado el subproducto de la merma para su correspondiente análisis.
Administración, facturación, contabilidad, pagos
Algo que nos toca muy de cerca ya que suele ser la puerta de entrada a Odoo: los procesos contables. Según datos, 8 de cada 10 PyMEs argentinas no tienen digitalizado sus procesos contables o solo los tienen parcialmente digitalizados. No necesariamente están 0% digitalizadas, pero siempre dejan algún proceso manual, o si es digital es poco eficiente. Hoy en día, con herramientas como Odoo, un personal administrativo no puede dedicar mucho tiempo de su jornada en hacer facturas, enviarlas, hacer un seguimiento de cuenta corriente, cargar pagos, conciliar pagos, etc; en fin, todo el circuito contable tradicional. Y es increíble lo manual que son algunas de esas operaciones en muchas PyMEs.
Odoo viene a resolver ese problema de raiz, no solo permite generar la factura desde la plataforma (validada en ARCA de forma electrónica) sino que permite todo el circuito administrativo en pocos clicks (y para los más valientes, hasta se pueden automatizar varios). Es decir, la factura se hace con la información del presupuesto de venta y se manda automáticamente por mail o WhatsApp; si la persona paga, el pago se carga en segundos, aun si fueran múltiples medios de pago, varias monedas, o el uso de cheques de terceros; sin perder trazabilidad y con toda la información en su lugar. Si hay que hacer una nota crédito, es un click, si hay que hacer un ajuste por inflación es otro click, si hay que sacar libros para armar un balance, es información que se consigue en un solo click. Si el cliente pagó por adelantado, o tenia saldo a favor, al cargar la factura se concilia y la cuenta corriente queda con su valor correcto. Hasta se puede automatizar la factura de proveedor, ya sea creándose el registro borrador con el envío de un mail, o incluso mediante inteligencia artificial. De esta forma, el personal administrativo puede usar su tiempo y su talento en otras operaciones.
